Систематизация документов

Несмотря на век повсеместной компьютеризации бумажные документы не утратили свою актуальность. В каждом офисе, на предприятии и в организации документы должны быть систематизированы. Это необходимо для того, чтобы возможно было найти требуемую информацию оперативно в любой момент.

Систематизация документов

Чтобы предотвратить беспорядок в компании, необходимо регулярно систематизировать документы. Такой подход позволит упорядочить ценную информацию, расположить ее в порядке хронологии, предотвратить утерю документов и облегчить поиск необходимой бумаги.

Систематизация – сложный и кропотливый процесс, кроме того в зависимости от направления деятельности специалиста он подчиняется определенному регламенту. Существует несколько критериев для систематизации важных бумаг:

• Номинальный критерий означает деление всей документации по их формату: акты, приказы, постановления, отчетность. Таким методом сотрудники офисов пользуются в целях классификации распорядительной документации;
• Хронологический используется работниками при ведении архива, упорядочении бухгалтерских и налоговых отчетов в организации за определенный период;
• Предметно-вопросный признак предполагает размещение бумажных документов в одну папку, посвященную решению конкретного вопроса, разработке определенного проекта. Ярким примером такого критерия является хранение документов по объекту строительства;
• Географический, имеет место быть, если фирма имеет несколько представительств и филиалов по различным городам. В этом случае в папках хранится информация о переписке с данными структурными подразделениями.

Независимо от критерия, по которому осуществляется систематизация, для ее успешного выполнения требуется приобретение канцелярских принадлежностей. Папки и системы архивации помогут безупречно организовать работу офиса. Такие изделия обеспечат сохранность документов, помогут навести порядок и сформировать архив.

Отечественные и импортные производители предлагают широкий ассортимент товаров, которые отличаются цветом, объемом листов, и другие характеристиками. Плоские папки предназначены для хранения любой информации от технических смет до юридических актов. Объемные регистраторы позволяют размещать бухгалтерскую и налоговую отчетность. Вместимость изделий выбирают в зависимости от требуемого объема хранения листов. При производстве товаров используют картон, пластик, реже искусственную кожу. Модели, отличающиеся окантовкой из металла и защитными уголками, служат на протяжении длительного времени и защищают документы от механического воздействия.

Дата публикации: 26/02/2021